Introduction

Olaplex, Inc. et ses sociétés affiliées(« Olaplex », « nous » et « notre ») respectent vos préoccupations concernant la confidentialité. Le présent avis de confidentialité concernant les candidats à un emploi décrit les types d'informations personnelles que nous recueillons sur tous les candidats à un entretien, actuels et anciens (« candidats » ou « vous » ou « votre »), ainsi que sur les tiers dont vous nous fournissez des informations dans le cadre de votre candidature (p. ex., parent le plus proche, coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence).

Olaplex sera responsable du traitement de vos informations personnelles. En outre, lorsque le traitement des informations personnelles est effectué par d'autres sociétés associées à Olaplex à des fins indépendantes, ces sociétés associées peuvent être coresponsables du traitement de vos informations personnelles.

Le présent a vis de confidentialité décrit les catégories d'informations personnelles que nous pouvons traiter, la façon dont vos informations personnelles peuvent être traitées, à quelles fins nous traitons vos données et comment la confidentialité de vos informations est préservée. Le présent avis de confidentialité ne fait pas partie d'un contrat de travail ou d'engagement.

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez contacter [email protected].

Quelles données traitons-nous?

Nous recueillons différents types d'informations personnelles vous concernant aux fins décrites dans le présent avis de confidentialité, notamment :

• Données personnelles : votre titre et votre nom, votre nom de naissance, votre nom préféré, tout autre nom, votre sexe, vos coordonnées personnelles (p. ex., adresse, numéro de téléphone ou de cellulaire, adresse courriel), les informations relatives à l’immigration et à l’admissibilité à travailler, les détails de tout handicap et tout ajustement raisonnable requis en conséquence;

• Données de recrutement et de sélection : compétences et expérience, qualifications, références, CV et candidature, enregistrement des entretiens, notes et évaluations, informations sur l'examen et la vérification, vérification du droit de travailler, informations relatives au résultat de votre candidature, détails de toute offre effectuée;

• Données sur l'égalité et la diversité : lorsque la loi l'autorise et que les données sont fournies volontairement, les données concernant le sexe, la race, la nationalité et la sexualité (stockées de manière anonyme à des fins de surveillance de l'égalité des chances);

• Toute autre information personnelle que vous choisissez de divulguer au personnel Olaplex au cours du processus de demande, qu'elle soit verbale ou écrite (par exemple dans les courriels professionnels).

Certaines informations supplémentaires sont parfois recueillies lorsque cela est nécessaire et autorisé par les lois locales applicables.

Certaines des informations recueillies par Olaplex et décrites ci-dessus constituent des données de catégorie spéciale (également appelées données sensibles). Les données sensibles comprennent des informations relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à la santé, à l'appartenance syndicale, à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle, aux informations relatives aux dossiers criminels ou aux procédures. Olaplex ne recueille des informations personnelles que lorsque la loi l'autorise ou l'exige, dans les circonstances décrites ci-dessous.

Comment Olaplex recueille des données?

Olaplex recueille et enregistre vos informations personnelles provenant de diverses sources, mais principalement directement de vous (p. ex., lorsque vous postulez à un emploi sur nos sites Web) ou de nos fournisseurs de services qui traitent des demandes en notre nom.

Nous obtenons également des informations auprès de tiers, par exemple, des références d'un ancien employeur ou d'agences de recrutement (lorsque la loi applicable le permet).

Lorsque nous vous demandons de nous fournir des informations personnelles de manière obligatoire, nous vous en informerons au moment de la collecte. Le fait de ne pas fournir d'informations obligatoires peut signifier que nous ne pouvons pas effectuer notre processus de recrutement.

Outre les informations personnelles vous concernant, vous pouvez également fournir à Olaplex des informations personnelles concernant des tiers, telles que les coordonnées des personnes citées comme références dans votre candidature. Avant de fournir à Olaplex des informations personnelles de tiers, vous devez d'abord informer ces tiers des données que vous avez l'intention de fournir à Olaplex et du traitement qui sera effectué par Olaplex, comme indiqué dans le présent avis de confidentialité.

À quelles fins les données sont-elles traitées?

Nous recueillons et traitons vos informations personnelles parce qu'elles sont dans nos intérêts commerciaux légitimes pour prendre en compte votre aptitude à un rôle au sein d'Olaplex. Ces intérêts commerciaux légitimes comprennent ce qui suit :

• recrutement et sélection, y compris pour :

• évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper ce poste;

• effectuer des vérifications de référence, le cas échéant;

• faire une offre d'emploi et fournir un contrat de travail;

• vous intégrer en tant qu'employé si vous acceptez une offre d'emploi de notre part;

• vous contacter si vous n'êtes pas retenu(e) et qu'un autre poste potentiellement approprié se présente à l'issue du processus de recrutement pour le poste auquel vous avez postulé;

• tenir des dossiers relatifs à nos processus de recrutement;

• se conformer aux exigences légales ou réglementaires, y compris vérifier votre droit légal de travailler;

• communiquer avec vous sur le processus de recrutement; et

• répondre à toute question, défi ou demande de commentaires reçus concernant notre décision de recrutement.

• protéger les informations privées, confidentielles et propriétaires d'Olaplex, de ses employés, de ses clients et de ses tiers;

• pour faire respecter nos droits et obligations légaux, et à toutes fins en rapport avec des réclamations légales formulées par, contre ou impliquant d'une autre manière votre personne;

• pour se conformer aux demandes légitimes des autorités publiques (y compris, mais sans s’y limiter, pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi), aux demandes de découverte, ou lorsque les lois applicables, les ordonnances judiciaires, les réglementations gouvernementales ou les autorités réglementaires (y compris, mais sans s’y limiter, la protection des données, la fiscalité et l’emploi), que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de votre pays;

• à d'autres fins autorisées par les lois applicables, y compris les intérêts légitimes poursuivis par Olaplex lorsque ceux-ci ne sont pas supplantés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux des demandeurs et que ceux-ci vous ont été expliqués avant que les données pertinentes ne soient recueillies ou que le traitement ne soit effectué.

Nous pouvons également être amenés à traiter vos informations personnelles pour décider de conclure un contrat de travail (ou un autre accord) avec vous, ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Dans certaines circonstances, nous pouvons également compter sur votre consentement aux fins du traitement de votre candidature. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, nous vous en informerons au moment où nous recueillons vos informations personnelles.

Les données sensibles peuvent être recueillies et traitées par Olaplex aux fins suivantes :

• des documents tels que les permis de travail, les détails de la résidence, la preuve de citoyenneté seront traités pour évaluer et examiner l'admissibilité au travail pour Olaplex dans la juridiction dans laquelle vous travaillez. Nous traitons ces informations lorsque (i) vous y consentez explicitement, (ii) c'est dans l'intérêt public, par exemple pour déterminer si une personne a commis un acte illégal ou a été impliquée dans un acte malhonnête, une faute professionnelle ou toute autre faute grave, ou (iii) nous avons besoin de traiter ces informations pour exercer vos droits et remplir nos obligations dans le cadre de votre emploi chez Olaplex;

• des informations sur votre santé, y compris tout problème médical, santé et handicap pour déterminer si nous devons apporter des ajustements appropriés pendant le processus de recrutement. Nous devons traiter ces informations pour exercer des droits et remplir des obligations en rapport avec votre emploi chez Olaplex;

• votre origine raciale ou ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle ou votre statut de handicap peuvent être utilisées pour le recueillement de données statistiques soumises aux lois locales. La fourniture de ces informations est facultative et nous traitons ces informations lorsque nous avons votre consentement explicite pour le faire, ou lorsqu'elles sont dans l'intérêt public de le faire, par exemple, pour garantir une opportunité égale ou un suivi de la diversité dans Olaplex;

• Toute information requise pour que nous puissions établir, exercer ou défendre des réclamations légales.

Des informations supplémentaires concernant le traitement spécifique des informations personnelles peuvent vous être notifiées.

Les informations personnelles relatives aux condamnations pénales et aux infractions ne seront traitées que si elles sont autorisées par les lois applicables. Par exemple, une vérification du casier judiciaire peut être effectuée lors du recrutement.

Conservation des informations personnelles

Olaplex conserve les informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel nous les avons recueillies ou que vous leur avez fournies. Ce sera généralement la période du processus de candidature. Nous pouvons conserver certains types de données spécifiques, par exemple, votre CV, plus longtemps lorsque nous avons une raison commerciale légitime de le faire, par exemple pour vous contacter pour de futures possibilités d'emploi.

Divulgations d'informations personnelles

Nous partageons vos informations personnelles avec d'autres sociétés affiliées à Olaplex et Advent International, Inc, ainsi qu'avec l'un de leurs employés lorsque cela est nécessaire à l'une des fins décrites dans le présent avis de confidentialité.

Olaplex partage également des informations personnelles avec des prestataires de services qui fournissent des services en notre nom, tels que notre fournisseur de plateforme de recrutement, notre organisation professionnelle d'employeurs (si un candidat est embauché), les prestataires de services de ressources humaines et de recrutement, les fournisseurs de comptabilité, de paiement et de remboursement des dépenses, les prestataires de voyages, les conseillers professionnels (p. ex., avocats et comptables) et les fournisseurs de signatures électroniques. Conformément à la loi applicable, nous avons conclu des accords juridiquement contraignants obligeant nos fournisseurs de services à utiliser et à divulguer des informations personnelles uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir des services en notre nom ou pour se conformer aux exigences légales applicables.

En outre, nous pouvons divulguer des informations personnelles vous concernant (a) si la loi ou une procédure légale nous y oblige ou nous y autorise, par exemple en raison d'une ordonnance du tribunal ou d'une demande émanant d'une agence chargée de l'application de la loi, (b) lorsque nous pensons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour prévenir un préjudice physique ou une perte financière, (c) dans le cadre d'une enquête sur une activité frauduleuse ou illégale présumée ou réelle, et (d) dans le cas où nous vendons ou transférons tout ou une partie de notre activité ou de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation).

Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour sécuriser vos informations personnelles conformément aux lois applicables.

Transfert international d'informations personnelles

De temps à autre, vos informations personnelles (y compris les données sensibles) seront transférées aux entreprises associées d'Olaplex afin de les traiter aux fins décrites dans le présent avis de confidentialité. Cela s'appliquera par exemple lorsque la société concernée ou un dirigeant de cette entreprise est chargé de mener ou d'approuver le processus concerné ou que les données font partie d'un annuaire mondial auquel d'autres personnes doivent avoir accès. Ces sociétés ou gestionnaires associés sont situés ailleurs dans le monde (p. ex., Olaplex, Inc. est situé aux États-Unis).

Les informations personnelles peuvent également être transférées à des tiers (p. ex., des fournisseurs de services, comme indiqué ci-dessus), qui peuvent avoir des systèmes ou des fournisseurs situés en dehors du Royaume-Uni ou de l'UE. Par conséquent, dans certaines circonstances, vos informations personnelles seront transférées vers des pays en dehors de l'UE ou du Royaume-Uni dont les lois sur la protection des données peuvent être moins strictes que dans l'UE ou le Royaume-Uni. En nous envoyant vos informations personnelles, vous acceptez le transfert, le stockage et le traitement de vos informations personnelles dans un pays autre que votre pays de résidence, y compris les États-Unis.

Vos droits en tant que personne concernée

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de demander :

• confirmation indiquant si nous traitons les informations personnelles vous concernant et, le cas échéant, pour demander une copie de ces informations personnelles;

• que nous rectifions ou mettons à jour vos informations personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes;

• que nous cessons de traiter certaines informations personnelles lorsque vous vous opposez à leur utilisation et que nous n'avons pas d'intérêt légitime à effectuer le traitement et qu'il n'est pas nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense des réclamations légales;

• que nous effacions vos informations personnelles dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous avons collecté des informations personnelles sur la base de votre consentement et que vous le retirez, ou lorsque vous vous opposez à l'utilisation de vos informations personnelles;

• que nous limitons l'utilisation de vos informations personnelles dans certaines circonstances, par exemple pendant que nous considérons une autre demande que vous avez soumise, par exemple une demande que nous mettons à jour vos informations personnelles;

• le retrait de votre consentement lorsque vous nous avez donné votre consentement pour traiter vos informations personnelles; et

• que nous vous fournissons une copie de vos informations personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine dans certaines circonstances.

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en matière de protection des données ou si vous pensez que nous avons traité vos informations personnelles en violation de la loi applicable, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].

Si vous pensez que nous avons traité vos informations personnelles en violation de la loi applicable et t que nous n'avons pas remédié à cette violation à votre satisfaction raisonnable, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données compétente dans votre juridiction.

Avis de modification

Olaplex peut modifier ou mettre à jour le présent avis de confidentialité à tout moment. Nous vous informerons de toute modification importante du présent avis de confidentialité dans la mesure où la loi applicable l'exige.

La dernière mise à jour de la présente Politique de confidentialité a eu lieu le 5 mai 2021.